איפה הכסף בעסק? מה שייעוץ עסקי יעזור לך להבין מהדוחות הכספיים
לאורך השנים התרגלת להסתמך על הדוחות של רואה החשבון, ואולי גם על תוכנת ניהול החשבונות שהטמעת בעסק, והשורה התחתונה שלהם נראית בסדר – אתה מרוויח. הבעיה היא שחשבון הבנק מספר סיפור אחר ובו המינוס הולך וגדל. אתה משפשף את הראש ושואל איפה הכסף? מה שבטוח – את התשובה לא תבין מהדוחות הכספיים. בשורות הבאות נראה מדוע וכיצד אפשר לשנות את המצב.
מרוויח טוב – על הנייר
סביר להניח שכמו רוב בעלי העסקים, כאשר את מקבל את הדוחות הכספיים בכל רבעון, חצי שנה או שנה, מה שמעניין אותך היא השורה התחתונה. נכון, יש רווח גולמי, תפעולי ונקי – אבל מעבר לכך אין לך את הזמן והראש להעמיק אל הנתונים והמשמעויות, בטח לא כשיש לך עוד אלף ואחד דברים שהיית צריך לעשות היום. מעבר לכך, אם המספרים מראים שאתה מרוויח, אז אפשר להישען אחורה ולסמוך על רואה החשבון שבטוח יודע את העבודה שלו.
סביר מאוד להניח שרואה החשבון שלך לא טעה, אבל מה שאתה לא מבין הוא שהדוחות הכספיים שלו אינם נותנים את כל התמונה. לדוגמא, הדוח יכול לספר לך שההכנסות יותר גבוהות מעלויות הייצור, הקניה והאספקה של השירותים והמוצרים, ושאחרי שמפחיתים הוצאות שוטפות כגון שיווק, שכירות וחשמל עדיין נשארת ברווח סביר. אבל הבעיה היא שהרווח הזה נמצא על הנייר ואיכשהו לא מתבטא בחשבון הבנק. אז עכשיו בוא נבין איך זה יכול לקרות.
קודם כל, אם יש לך רווח נקי חיובי זו כבר התחלה טובה, ואם חשבון הבנק מספר סיפור אחר זה אומר שכמה דברים לא נלקחו בחשבון. לדוגמא, דו"ח רווח והפסד שבדיוק קראת מתייחס אל רוב ההוצאות של העסק בתקופה האמורה, אבל אלו לא בהכרח כל ההתחייבויות הכספיות שלך. למשל, אם תעניין בדו"ח לא תמצא שם את ההלוואות שלקחת מהבנק (את החזר הקרן). אז זהו, שמהדוח לא תבין לאן הכסף הזה הלך, אבל בפירוט של חשבון הבנק ממשיכים לרדת בשוטף החזרי הקרן והריבית על ההלוואה או ההלוואות שלכם. עכשיו תיקח אותם בחשבון ותראה אם התמונה שעל הנייר נראית אותו הדבר.
בעיות נוספות בהסתמכות על הדוחות
עוד בעיה שלא תצליח להבין מהדו"חות הכספיים, ולמעשה זו בעיה שממש תבלבל אותך – היא כספים שאמורים היו להיכנס אבל לא הגיעו ליעדם. הכוונה היא כמובן לגבייה. שאל את עצמך האם בתקופה האמורה בדו"ח באמת גבית את כל הכסף שמגיע לך, ואם לא – בכמה מדובר. שים לב שהדו"ח של רואה החשבון שלך כולל עסקאות שהוצאת עבורן חשבוניות וקבלות, בלי קשר אם בפועל התשלום עבר אל חשבון הבנק.
אז מבחינת המספרים שעל הנייר התוצאה חיובית, אין לך מה לחפש שם את המיקום של הכסף הנסתר, אבל כדי לקבל את המצב בפועל עליך להפחית את מה שלא גבית וכך תקבל את מה שבאמת נכנס לחשבון. בנוסף, שאל את עצמך האם יש כספים לאורך התקופה האמורה שלגביהם עשית ויתורים מסוימים. אולי היה לקוח חשוב שלך שגרר את התשלום לאורך הזמן ונאלצת לבוא לקראתו ולהתפשר. ייתכן שהפשרה הייתה במקום אבל הדוח של רואה החשבון לא יודע את זה – הוא מספר על סכומים גבוהים יותר מאלו שתכל'ס נכנסו לבנק.
עוד בעיה מאוד נפוצה בקרב בעלי עסקים, היא שהם פשוט לא מבינים את הדוחות לעומקם גם אם הם מנסים לצלול אל הנתונים. יכול להיות שיש לך כישורים מצוינים בתחום העיסוק שלך, אבל מה לעשות שלא לכולם יש ראש כלכלי. אז אתה עובר על הדוחות מהר או לאט יותר, ערני או מנומנם יותר, אבל בכל מקרה קשה לך להוציא תמונה נכונה מהטבלאות והמספרים. לעיתים באמת מדובר בדוחות מורכבים, ואם לוקחים בחשבון את הבעיות שהוצגו לעיל הם ממש יכולים לבלבל ולהראות שהמצב חיובי, בזמן שבין השורות יש מצב אחר.
לבסוף, יש לציין כי לא רק הדוחות של רואה החשבון אלא גם דוחות שאתה נהל בעצמך יכולים לבלבל, בין אם בגלל חוסר דיוק, חוסר הבנה וכדומה. קח למשל את תזרים המזומנים שניהול שוטף שלו הינו חיוני ביותר. בהנחה שאתה מקפיד לנהל דו"ח תזרים בשוטף, יכול להיות למשל שלא לקחת בחשבון שאתה משלם לספקים שוטף +60 אבל גובה מהלקוחות שלך בשוטף +30 ובמזומן. מה קורה כאן? נוצר מצב שבו לאחר חודש יחסית חלש קיבלת הכנסות נמוכות אבל מצד שני ההוצאות גבוהות כי אתה צריך לשלם לספקים על החודש שלפניו שהיה חזק יחסית. כך הבלבול גדל.
אז מה אני עושה?
קודם כל, אתה מבין שהדוחות הכספיים הם לא המקום שבו תמצא את הכסף החסר. דבר שני, אתה מבין שהתפקיד של רואה החשבון שלך הוא לטפל בסוגיות המיסוי, ולהוציא אחת לכמה חודשים דוחות כלכליים – בדגש על דוח רווח והפסד. הדוחות הללו יכולים לעזור בהבנת הפן היבטים כלכליים שונים של העסק, אבל אין זה מתפקידו, ולעיתים מניסיונו של רואה החשבון לחקור לעומק את ההוצאות, ההכנסות ודרכי ההתנהלות של העסק. בנוסף, הדוחות שלו משקפים את המצב "קפוא" כפי שהיה כמה חודשים אחורה, אינם מעידים על מצב העסק נכון להיום, אינם מביאים את מלוא התמונה, יכולים לבלבל ואינם מביאים את הסעיפים שבאמת רלוונטיים לקבלת החלטות בשוטף.
לכן, מה שעליך לעשות הוא לפנות אל מי שיכול למצוא את הכסף "האבוד" ולתת פתרונות ישימים ומקצועיים,כלומר לשכור חברתייעוץ עסקי. היועץ העסקי לומד את הדוחות הכלכליים הקיימים במקביל לפעילות העסק על היבטיה השונים, ובמידת הצורך מוציא תחת ידיו דוחות כלכליים מדויקים. אלו דוחות שמראים לך בדיוק כמה העסק מרוויח, מאילו מוצרים ושירות, והיכן נדרש שיפור. כך אפשר ליישר קו וליצור סדר בבלבול שהיה עד כה, ולהתחיל לפעול ביעילות להגדלת הרווחיות.
למשל, היועץ העסקי יכול לספק דוח רווח והפסד בתכיפות גבוהה בהרבה לעומת רואה החשבון. אלו דוחות הרבה יותר נוחים להבנה שגם מוסברים לך בפירוט ובגובה העיניים על ידי היועץ העסקי. עם הדוח הזמין והפשוט תוכלו להבין בדיוק איפה הכסף נמצא, האם אתה מפסיד או מרוויח, ואיפה נמצאות נקודות התורפה והכוח שלך מבחינה פיננסית. כך מקבלים תמונה מובנת ונכונה בזמן אמת, עם נתונים רלוונטיים לניהול השוטף וכן כלים עדכניים המאפשרים לעקוב אחרי הכסף ולקבל החלטות נכונות.
היועץ העסקי יכול לעזור בהיבטים רבים נוספים, למשל להוציא דוחות כלכליים פר-פרויקט או מוצר, לסייע בבניית התקציב לעסק ולנהל תקציב מזומנים בצורה נכונה ומקצועית. עם דוח התזרים שהיועץ בונה אתה יודע בדיוק איפה אתה עומד ברמת היום, השבוע והחודש עם צפי מדויק לחודשים הבאים, והוא מאפשר לך להימנע מתסבוכת פיננסית, להיערך נכון לתקופות של האטה ולעבור להתנהלות כלכלית מסודרת. למעשה, השורה התחתונה של הייעוץ העסקי תמיד מכוונת למישור הפיננסי ולהגדלת הרווחיות, בין אם מדובר בשיפור מערך הגבייה, בהתייעלות בהוצאות, במחזור וסגירה של הלוואות לא טובות וכן הלאה, כך שלא רק שתדע איפה הכסף נמצא אלא גם תשפר משמעותית את מה שנכנס ונשאר בחשבון הבנק.